Avec la montée en flèche du télétravail, maintenir une performance élevée à distance est un sujet d’importance.
Si vous êtes dirigeant ou RH, il vous revient de vous assurer que vos équipes travaillent dans de bonnes conditions, quand elles sont à distance.
Si les avantages sont nombreux : plus de flexibilité, moins de stress, moins de trajet et la possibilité de recruter des talents sans contraintes géographiques… Il peut toutefois présenter quelques défis : Suivre les performances, l'engagement des équipes à distance, veiller à ce que personne ne souffre d'isolement, de surmenage ou de déséquilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Explorons quelques points très concrets pour que vous et vos collaborateurs restiez performants et engagés, en travaillant à domicile.
1- Aménager un espace de travail « ergonomique »
Dans le contexte du télétravail, un espace de travail ergonomique est essentiel pour maintenir la productivité et prévenir les problèmes de santé. Un environnement bien pensé permet de rester concentré et confortable, tout au long de la journée.
Pourquoi c’est important d'avoir un environnement de travail dédié ?
Parce que ça aide à cloisonner la partie professionnelle de la vie personnelle, et c’est important pour votre espace mental. On peut être plus productif quand on travaille de chez soi, mais cela dépend en partie de la qualité de son environnement de travail.
S'aménager un bureau, même un petit coin dédié, aide à entrer plus facilement dans une "zone de travail" mentale. Cela réduit les distractions et augmente la concentration.
• Les essentiels d’un aménagement ergonomique :
Un espace de travail ergonomique minimise les risques de troubles musculo-squelettiques. Les fameux TMS sont des douleurs qui touchent articulations, muscles et tendons ; le plus souvent le dos, les poignets, les épaules…
- Investissez dans une chaise de bureau de qualité, qui offre un bon soutien lombaire.
- Adoptez un bureau réglable, comme la version assis/debout.
- Assurez-vous d'avoir une bonne source de lumière naturelle ou une lampe de bureau qui va limiter votre fatigue oculaire.
- Claviers et souris ergonomiques pour prévenir les tensions au niveau des poignets et des mains.
- Supports pour ordinateur portable, pour ajuster la hauteur de l'écran à un niveau confortable. Idéalement, le haut de votre écran doit se trouver au niveau de vos yeux, à environ un bras de distance.
2- Se créer des routines claires et flexibles.
Pour optimiser sa productivité en télétravail, les routines sont très précieuses !
Tout simplement, parce qu’une routine aide à ancrer ses habitudes de travail et à augmenter sa productivité.
• Le B.a.-ba d’une routine quotidienne
En télétravail, il est si facile de se laisser distraire. Or, les recherches montrent que s’astreindre à une routine structurée nous rend plus performant et moins stressé.
Le rêve ! Alors, comment par quoi on commence ?
- Planifiez votre journée : Le must est de planifier vos tâches la veille pour être mieux organisé et prêt dès le début de votre journée de travail.
- Définissez vos heures de travail : S’atteler à la tâche à horaires réguliers c’est l’assurance de créer une structure stable, sans trop de distractions.
- Priorisez : Utiliser le "Time Blocking" ou "Gestion par blocage de temps" : une méthode qui consiste segmenter votre journée par tâches prédéfinies. On segmente et on priorise son emploi du temps.
Si vous êtes employeur.
Permettre aux employés de déterminer leur propre rythme de travail favorise l'autonomie et la responsabilisation, augmentant ainsi leur engagement et leur satisfaction.
Comment définir son propre rythme ? Découvrez les applications de gestion du temps comme Toggl Track, Pomodoro Tracker, TimePlanner, Clockify (compatible avec Trello) ou encore RescueTime.
Vous pouvez aussi former vos salariés à la gestion du temps et aux techniques de productivité.
Et puis, instaurer une culture de la confiance est un vrai plus ! Un environnement où vos employés se sentent libres de personnaliser leur journée sans être micro-gérés, voilà qui met tout le monde à l’aise.
S’accorder de courtes pauses contribue à diminuer la fatigue et augmenter l'énergie*.
3. Les indispensables pour communiquer efficacement
Quand vous êtes à distance, bien communiquer est essentiel pour maintenir une vraie cohésion avec votre équipe.
Pour réussir vos réunions virtuelles :
- Fixez un ordre du jour détaillé et communiquez-le à l'avance pour que tous les participants puissent se préparer en amont.
- Gardez les réunions aussi courtes que possible pour maintenir l'attention des participants et éviter la fatigue. Bloquer systématiquement 1h de meeting, ce n’est pas obligatoire. Pourquoi pas essayer en 40 minutes ?
- Faites en sorte que tous les membres participent en posant des questions ouvertes et en donnant la parole à chacun.
- Encouragez le mode « Caméra ON » pour tous, cela renforce l'engagement visuel et le sentiment de présence.
- Explorez toutes les fonctionnalités de votre plateforme de réunion pour en maximiser son potentiel : partage d'écran, partage de fichier, travail collaboratif sur un tableau blanc, arrière-plans personnalisés, enregistrement
Quels outils ?
• Pour vos réunions en ligne : les plateformes les plus courantes sont Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype, Jitsi, Whereby.
• Pour discuter en instantané : Slack, Microsoft Teams ou Discord sont parfaits pour une communication rapide et informelle.
• Quelques outils de collaboration et de gestion de tâches : Trello, Monday, Asana, Microsoft Planner, Google Drive.
Et comment maintenir la cohésion d'équipe à distance ?
- Cultiver une culture d'équipe forte, c’est parfaitement possible, même à distance ! Pour ça, encouragez le travail en équipe, la collaboration et le soutien mutuel.
- Tea Time : organisez des réunions informelles, comme des pauses-goûter virtuelles.
- Valorisez les réalisations de l'équipe, soit par le biais de mentions spéciales en réunion ou par un simple message de remerciement direct. Ça fait toujours plaisir…
4- Vers toujours plus de formation continue et de développement personnel
Dans nos environnements professionnels qui évoluent sans arrêt, la formation et le développement personnel sont des pistes à étudier pour maintenir la motivation de vos équipes.
- Formation en ligne comme Coursera, Udemy, OpenClassrooms, LinkedIn Learning offrent un bel éventail de cours dans de multiples domaines et souvent des certifications.
- Coaching à distance : Pour offrir un soutien personnalisé à vos salariés, rien de mieux que des programmes de mentorat et de coaching virtuels. Ils peuvent servir à développer des compétences spécifiques ou à renforcer sa confiance en soi, par exemple. Dans tous les cas, ils vont favoriser leur évolution professionnelle.
- Le développement professionnel en entreprise : Déployer ses soft skills, comme apprendre à gérer des conflits ou manager une équipe c’est gagner en efficacité au travail, booster la confiance et l’estime de soi. Tout bénéfice !
5- Bien-être au travail et équilibre vie professionnelle/vie personnelle
La question du bien-être et de l'équilibre entre vie pro/perso, voilà un sujet crucial pour garantir un mental fort, et aussi, une bonne productivité.
• Pour le bien-être mental et physique :
En tant qu’employeur, vous pouvez très bien promouvoir des programmes de bien-être en proposant des ressources et des activités spécifiques. Par exemple, financer des séances ou des applis de méditation ou de sophrologie, des cours de yoga en ligne, des ateliers sur la gestion du stress ou même encore subventionner un abonnement à la salle de sport !
• De l’importance de faire une pause :
Encouragez les pauses régulières*pendant la journée de travail pour favoriser la détente et la récupération. Les recherches ont démontré que prendre une pause améliore la concentration et la productivité par la suite. Une pause efficace ça ressemble à quoi ? Se lever, se promener, écouter de la musique ou juste prendre le temps de respirer profondément quelques minutes.
• Comment vraiment déconnecter ?
Pour déconnecter efficacement en fin de journée, soyez très au clair sur vos attentes en matière de disponibilité et les horaires légaux de travail. À ce propos, la loi est claire : le droit à la déconnexion inscrite dans le Code du Travail à l’article L. 2242-17, 7° prévoit que le salarié ne doit pas être contacté ni se connecter aux outils professionnels en dehors de ses horaires de travail contractuels. Cela implique évidemment aussi les soirées, les week-ends et les périodes de congés.
Après l’heure, c’est plus l’heure ; et pourtant 67% des employés ont encore du mal à vraiment déconnecter en dehors des heures de travail…
Le télétravail, c’est fantastique ! Il réduit l’absentéisme, diminue les coûts, élargit les perspectives de recrutement et augmente la satisfaction des employés.… à condition de mettre en place de bonnes pratiques.
En tant que dirigeant, il en va de votre responsabilité de créer un environnement propice à la performance et au bien-être.
Pour aider vos équipes et pour exceller vous-même à distance, adaptez ces stratégies et vous verrez vos niveaux de performance augmenter, tout en maintenant un équilibre de vie sain et satisfaisant.
